امکانات کاربری: سبدخرید پستی   ثبت نام   ورود به سیستم
سامانه مالی - اداری
 
 








   هر مجموعه اداری، دارای یک مجموعه فرآیندهای گردش کار مربوط به خود می باشد که کلیه امور اجرایی و اداری آن موسسه، از خلال همیین فرآیندها انجام می گیرد. این فرآیندها، شامل تعاملات آن مجموعه با ارباب رجوع، همچنین فرآیند کارهای اداری داخلی آن مجموعه می باشد. با این دیدگاه، انجام هر فرآیند کاری، ازابتدای ورود به آن مجموعه، تا پایان کار، مستلزم انجام یک یا چند task ، توسط یک یا چند فرد در آن مجموعه می باشد. چنین فرآیندی، فرآیند گردش کار نامیده می شود.

در مجموعه های اداری که سیستم های گردش کار، به صورت سنتی و دستی انجام می گیرد، انجام و تکمیل یک فرآیند اداری، به صورت دستی و با تکیه بر پرونده هایی به صورت کاغذی، و همراه با ارسال فیزیکی مدارک و پرونده ها از یک بخش یا فرد در آن مجموعه، به بخش یا فرد دیگر، انجام می گیرد. واضح است که این روش، با اشکالات فراوانی روبرو خواهد بود. برخی از اشکالات آن به شرح زیر است:

 

  • نیاز به صرف هزینه و فضای فراوان جهت ایجاد بخش بایگانی
  • احتمال از بین رفتن تمام یا قسمتی از پرونده های موجود در بایگانی، در صورت بروز حوادثی از قبیل آتش سوزی و ...، یا هنگام نقل و انتقالات اتاق بایگانی
  • امکان تاخیر در ارسال مدارک از یک بخش به بخش دیگر
  • امکان مفقود شدن مدارک ضمن انتقال از یک بخش به بخش دیگر
  • احتمال مشاهده مدارک محرمانه موجود در یک پرونده، ضمن انتقال پرونده از یک بخش به بخش دیگر، توسط افرادی که اجازه دسترسی به آن مدارک را ندارند.
  • سختی و هزینه بر بودن بررسی وضعیت کارکرد و بازدهی هر یک از کارکنان مجموعه، بر اساس مدت زمانی که جهت انجام هر یک از وظایف محوله خود صرف می کنند، همچنین تعداد task های محوله، درصد task های پایان یافته، در دست بررسی، و موجود در نوبت برای هر یک از کارکنان
  • دشواری بررسی وضعیت فعلی درخواست هر یک از ارباب رجوع، میزان پیشرفت هر درخواست، و مرحله ای از بررسی و رسیدگی که آن درخواست در آن قرار دارد.
  • ضرورت رفت و آمد ارباب رجوع به محل آن مجموعه جهت پیگیری درخواست خود، که مستلزم صرف زمان و هزینه توسط ارباب رجوع، و موجب تحمیل هزینه مصرف سوخت، ترافیک، و آلودگی هوا، همچنین شلوغی بی مورد محل آن مجموعه اداری خواهد شد.
  • وابستگی انجام یک فرآیند کاری به حضور فیزیکی تک تک مسئولین انجام مراحل مختلف آن فرآیند کاری، در محل کار، که در این صورت، امکان انجام کارهای آن شرکت به صورت دورکاری مقدور نخواهد بود.
  • ...

تمام این موارد، و اشکالات فراوان دیگر، ضرورت استفاده از یک سیستم گردش کار که فارغ از اشکالات فوق باشد را نشان می دهد. بهترین گزینه جهت جایگزینی، یک سیستم گردش کار رایانه ای مبتنی بر شبکه یا اینترنت می باشد. این سیستم ها، علاوه بر مزایای فراوانی که در ادامه توضیح داده خواهد شد، موجب تسهیل در دریافت گواهینامه های ISO نیز می گردد.

شرکت ایده پرداز ژوبین، با دارا بودن سال ها تجربه در ارایه سامانه های مالی و اداری مبتنی بر وب، از پیشگامان ارایه سیستمهای یکپارچه تحت وب گردش کار موسسات و مجموعه های مالی و اداری می باشد. در سیستم های گردش کار ارایه شده توسط شرکت ایده پرداز ژوبین، این امکان برای مشتریان فراهم می گردد که فرآیند گردش کار موسسه خود را به صورت کاملاً تحت وب پیاده کنند. بدین ترتیب، هر یک از افراد شاغل در آن مجموعه، می توانند کار خود را تنها با دسترسی به اینتر نت، انجام دهند. در این صورت، وابستگی فرد شاغل به محل فیزیکی انجام کار، از بین می رود و بدین شکل، قابلیت دورکاری نیز برای آن مجموعه فراهم می شود.

همچنین با وجود یک سامانه جامع گردش کار اینترنتی، امکان پیگیری وضعیت درخواست، و مرحله ای از بررسی که هم اکنون آن پرونده در آن قرار دارد، هم توسط ارباب رجوع، و هم توسط افراد حاضر در آن مجموعه، به صورت لحظه ای فراهم خواهد شد.

از دیگر مزایای سامانه های گردش کار تحت وب ارایه توسط شرکت ایده پرداز ژوبین، می توان به این مورد اشاره کرد که این سامانه ها حالت جزیره ای و جدا از هم ندارند. در عوض، این سامانه ها حالت یکپارچه دارند. به این معنا که زیرسامانه های طراحی شده برای بخش های مختلف یک سازمان، در عین حال که از یکدیگر استقلال کامل داشته و وظایف خود را مستقلاً انجام می دهند، امکان تعامل با یکدیگر، و به اشتراک گذاشتن اطلاعات با یکدیگر را خواهند داشت. مزیت این روش در این است که:

 

  • در صورت خرابی یکی از زیرسامانه های دیگر، چه به صورت سخت افزاری و چه نرم افزاری، زیرسامانه های دیگر، قادر به ارایه خدمات خود خواهند بود.
  • در صورت توقف دایم یا موقت ارایه خدمات یک زیرسامانه، یا انتقال آن زیرسامانه به یک مجموعه اداری دیگر، سایر زیرسامانه ها همچنان خدمات خود را ادامه خواهند داد.
  • در عین استقلال کامل زیرسامانه ها از یکدیگر، امکان تعامل با یکدیگر را دارا می باشند. بدین شکل، از دوباره کاری، ورود مجدد داده ها در هر زیرسامانه، تبادل فیزیکی داده ها بین زیرسامانه های یک مجموعه، و... جلوگیری خواهد شد.

 از دیگر مزایای سامانه های گردش کار ارایه شده توسط شرکت ایده پرداز ژوبین، می توان این مطلب را ذکر کرد که مدیران یک مجموعه، بسته به نیاز و ضرورت، می توانند سطوح دسترسی متفاوت و دلخواه خود را برای هر یک از کاربران سامانه تعیین کنند. به عنوان مثال، این که هر کاربر، چه امکاناتی از سامانه را در اختیار داشته باشد، سامانه را به چه صورت مشاهده کند، چه اسناد و مدارکی را در اختیار داشته باشد، کدام داده ها را فقط بتواند مشاهده کند و قادر باشد کدام را علاوه بر مشاهده، ویرایش یا حذف کند، و... ، به صورتی کاملاً مستقل از شرکت پیمانکار، و بدون نیاز به دانش تخصصی در زمینه وب، برای مدیر سامانه فراهم خواهد بود. این امر امکان تعریف موقعیت های شغلی جدید، یا تغییر شرح وظایف کارکنان مجموعه، به صورتی کاملاً انعطاف پذیر، و مستقل از طراحی اولیه سامانه، فراهم خواهد بود.

شرکت ایده پرداز ژوبین، جهت پیاده سازی سامانه های گردش کار، از جدیدترین و امن ترین ابزارهای تولید نرم افزار، نظیر زبان برنامه نویسی جاوا، پروتکل انتقال داده های SSL ، و سرورهای تحت سیستم عامل لینوکس، استفاده می نماید. به این صورت، امنیت سامانه های طراحی شده شرکت، تا بالاترین حد ممکن تضمین خواهد شد.

اسامی بعضی از نهادها و موسساتی که شرکت ایده پرداز ژوبین با آنها جهت طراحی و پیاده سازی سامانه های مالی و اداری همکاری داشته است، به شرح زیر می باشد:

سامانه جامع و یکپارچه مالی و اداری صندوق قرض الحسنه امام علی (ع)
سامانه جامع و یکپارچه فرآیندهای وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
  • سامانه درخواست و پیگیری مجوز موسسات فرهنگی و هنری
  • ذینفع : دبیرخانه موسسات فرهنگی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
  • سامانه درخواست و پیگیری مجوز نشریات
  • ذینفع : اداره امتیازات وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی
  • سامانه تمرکز و توزیع آگهی های دولتی
  • ذینفع : اداره توزیع و تمرکز آگهی های دولتی